סינון נתונים באקסל

כאשר אנו עובדים עם מסד נתונים באקסל, עלינו להיות מסוגלים למצוא מידע במהירות.

בעזרת שמות השדות במסד הנתונים (כותרות הטבלה) נוכל לסנן את הנתונים בטבלה כך שתציג לנו רק את הרשומות הנחוצות לנו.

אפשריות המסנן

• מיון מהיר של הטבלה לפי הכותרות
• הצגה חד ערכית של נתוני הטור, כלומר כל נתון יופיע פעם אחת, אפילו אם בטבלה הוא חוזר על עצמו
• סינון של הנתונים בהתאם לרצוי, לפי מילה, לפי מספר, לפי תאריך וכד'

חשוב לשים לב למבנה הטבלאי לפני המיון, (ראה הסבר)

• המבנה הטבלאי חייב להיות רציף (ללא שורות רווח או עמודות רווח)
• צריכה להיות כותרת לרשומות
• ושלא יהיו סיכומים בתחתית הטבלה הצמודים לטבלה (אלא אם כן נשים לב שלא לסמן אותם)

כדי להפעיל את המסנן, יש לסמן את הטווח הטבלאי (רצוי שהטבלה תהיה במבנה של מסד נתונים , ראה)

ומתפריט נתונים, לבחור סנן

בראש כל כותרת יופיע לחצני חיצים וניתן לסנן לפיהם

למשל להציג רק את סוכן ב

יש לסמן בתיבת הבחירה את סוכן ב, או לחילופין לכתוב בשורת החיפוש את המילה המבוקשת.

מתקבלת טבלה המכילה רק את סוכן ב

שימו לב לצבע מספרי השורות, הם הפכו לכחולים, כלומר יש מסנן פעיל המסתיר את השורות ששייכות לסוכנים האחרים, כמו כן סימן המסנן בכותרת שם הסוכן שינה צורתו והפך לסוג של משפך, כלומר הסינון נעשה בעמודה זו.

על מנת לבטל את המסנן, יש לפתוח שוב את המסנן של שם הסוכן ולבחור נקה מסנן או בחר הכל

או מהתפריט למעלה במסך נתונים, ניתן לבחור נקה או החל מחדש כדי להחיל שוב את הסינון

כמו כן ניתן לסנן לפי יותר מקרטריון אחד וכן סינון של טווח ע"י מותאם אישית"

בעמודה עם מספרים יש מסנני מספרים

בעמודה המכיל תאריכים יש מסנן תאריכים

בעמודה עם טקסטים יש מסנני טקסטים

סיכום ביניים לאחר סינון

ניתן להציב פונקציה אשר תסכם רק את התאים הגלויים בסינון:

יש להפעיל את המסנן

לעמוד במקום שבו נרצה את הפונקציה, למשל לסכם את המכירות של סוכן ב'

ולבחור בפונקציה

=subtotal(9, range)

לאחר בחירת סוג הפונקציה, יש להקיש פסיק ולאחריו לסמן את הטוח הרצוי.

9 הינו סוג הפונקציה שמסכמת. כאשר נפתח את פונקציית SUBTOTAL נוכל לראות את מספרי הפונקציות השונות. 1 – ממוצע, 2 – ספירה וכד'

יש לבחור את סוג הפונקציה הרצוי ע"י קליק כפול, להקיש פסיק ואז לסמן את הטווח הרצוי.

הפונקציה תחשב את הנוסחה הרצויה של התאים הגלויים בלבד.